La reunión no es lo final

Hay procedimientos antes y durante las reuniones, pero también al concluirlas, hay pasos que deben seguirse ordenadamente para garantizar que se trabaje en función de los objetivos debatidos y cumplan los acuerdos.

Al terminar, antes de que todos se retiren, conviene puntualizar en voz alta los principales acuerdos, las decisiones definidas y los responsables de cada tarea, así como los plazos de ejecución, y muy importante: aclarar dudas.

Después se debe enviar a los participantes al acta o resumen que se prepara durante la reunión con fechas, asistentes, orden del día, acuerdos y otros datos de interés que deben estar redactados de manera clara y concreta, sin ambigüedades.

Esa comunicación se envía en un plazo breve, con una lista de acciones asignadas a cada persona para ejecutar en determinados plazos, lo cual constituye una herramienta para reforzar los compromisos.

La reunión es sumamente importante porque de su correcto funcionamiento depende la puesta en marcha de un plan de acciones que convierta los acuerdos en tareas concretas dentro de la agenda de todos y se integre sistémicamente a la gestión o plan de trabajo.

Y como que por lo general, la tarea que no se chequea, no se cumple, hay que organizar un seguimiento sistemático del cumplimiento y readecuar plazos si fuera necesario, o introducir correcciones en caso necesario.

Aunque quedó para el final, es imprescindibles que los organizadores de la reunión prevean un breve momento para evaluar logros, dificultades, tiempos empleados en las discusiones de cada tema y la participación de los asistentes.

En ese mismo paso, debe quedar programada o al menos tener la idea de la siguiente reunión, con sus objetivos y fecha de realización, lo cual también depende del comportamiento de cómo se ejecuta lo acordado.

Hay más cuestiones a tener en cuenta, pero en los tres viernes que hemos traído el tema del antes, durante y después de la reunión, estas son vitales para evitar que hasta de forma inocente alguien sabotee esa herramienta de dirección.

Los sabotajes simples a las reuniones pueden ser ejecutados consciente o inconscientemente, pero ambos causan daños que llevan a creer que no conducen a soluciones, provocan pérdidas de tiempo y peor aún: que son la causa de los males.

Quizás en próximas semanas retomemos el tema, pero no para señalar lo correcto y lo incorrecto, sino para dar algunos tips que pueden aplicarse para evitar que alguien pueda desviar los objetivos del orden del día.

Un vecino opina que no concibe que falte divulgación popular sobre cómo desarrollar reuniones útiles para la sociedad y provechosas para comunidades y personas, en un contexto democrático donde todos tenemos derecho a participar en la toma de decisiones.

A nuestros seguidores, les deseamos felicidades en 2026, año en el que nos volveremos a reunir en El Foro.